Spreco carta: firma elettronica batte posta. Italia agli ultimi posti per costi e tempi di consegna

Con oltre 570 documenti spediti in media a livello europeo e ben 630 a livello italiano, le PMI inviano fino a 1,7 documenti ogni giorno, e tutto questo senza considerare le grandi industrie e le multinazionali. Un enorme spreco di carta, tempo e denaro (che può arrivare a oltre 3.400 euro) che con l’utilizzo della tecnologia e degli strumenti digitali che abbiamo a disposizione, come la firma elettronica, si potrebbe arginare facilmente. Yousign, una delle principali piattaforme SaaS di firma elettronica in Europa, che ha l’obiettivo di dematerializzare interamente milioni di documenti in Italia entro il 2023, ha monitorato e analizzato i prezzi e i tempi di spedizione per la posta raccomandata standard ed espressa di tutti i fornitori di servizi postali nazionali nei 27 paesi dell'UE, stilandone una classifica, che per alcuni Paesi, tra cui l’Italia, non è particolarmente lusinghiera.  
Infatti, mentre Germania, Austria, Paesi Bassi, Portogallo, Belgio, Cipro e Malta guidano la classifica dichiarando il recapito della raccomandata con consegna standard entro un giorno, agli antipodi chiude la classifica il servizio postale della Romania con 5 giorni per il recapito, ma non va di certo meglio per l’Italia che è al penultimo posto con 4 giorni per far arrivare a destinazione una raccomandata standard.
 
“La spedizione per posta cartacea di un documento è quello che noi chiamiamo ‘collo di bottiglia’, ovvero quella fase di lavoro che crea una congestione dei flussi lavorativi e provoca ritardi, spesso a catena nei processi produttivi, che essi siano beni o servizi – commenta Fabian Stanciu, Country Manager Italia e Head of International di Yousign – La digitalizzazione è indubbio che gioca un ruolo importante perché ci consente di fare le cose più velocemente, meglio e anche in numero maggiore. La firma di un contratto, per esempio, può richiedere molto tempo, se effettuata in modo classico con firma a mano: per farlo richiede la stampa dello stesso, la firma del responsabile e la spedizione al destinatario. A questo punto il foglio viene controfirmato, scansionato in tutte le pagine, conservata una copia del contratto e spedito di nuovo per posta. Il tutto in media richiede 15 giorni lavorativi, mentre con la firma elettronica, è possibile non solo inviare un documento in modo istantaneo al destinatario ma farlo firmare in modo sicuro, protetto e legalmente vincolante in meno di 15 minuti e con un costo a documento di soli 50 centesimi”
 
Altro capitolo riguarda i prezzi delle spedizioni che variano notevolmente da Paese a Paese. Lo scettro di servizio più economico va alla Bulgaria, dove il fornitore di servizi addebita 79 centesimi per lettera raccomandata. Segue la Lituania dove la spedizione è leggermente più costosa con 1,25 euro. Chiude il podio al terzo posto la Polonia con 1,37 euro. In fondo alla classifica, i Paesi più costosi risultano essere la Danimarca, con ben 12,90 euro, la Svezia con 9,69 euro e la Finlandia a 9 euro. L’Italia risale qualche posizione rispetto alla classifica dei giorni di consegna e si piazza al 21° posto con 5,40 euro per ogni raccomandata standard spedita. Va leggermente meglio per le spedizioni nel Bel Paese se si opta per la spedizione espressa che al costo di 7,30 euro (poco meno della media europea) garantisce il recapito in un giorno. In questo caso il servizio postale italiano occupa la 18° posizione, in una classifica che vede ancora la Bulgaria come Paese più economico con 97 centesimi, mentre diventa molto oneroso per le aziende danesi e olandesi che chiudono la classifica rispettivamente con 19,48 euro e 24,80 per una spedizione espressa.
 
“Parlando di spreco di soldi, una ricerca Gartner ha calcolato come fino al 3% delle entrate di un'azienda venga speso, o meglio buttato, per la carta – conclude Fabian Stanciu di Yousign – Una vera e propria montagna di carta che poi una volta archiviata, nell’80% dei casi, non verrà mai più presa in considerazione. Senza considerare il costo delle stampanti, e della loro manutenzione, i toner e le cartucce e in ultimo lo spazio che occupa e che può arrivare a far spendere a un’azienda fino a 120.000 euro l’anno.”