Convegni ecologici: disponibile la Green Meeting Guide

Rendere eco-compatibile un convegno è un processo continuo che va dalla fase di progettazione a quella di post-congress e di apprendimento condiviso.
L'obiettivo di questa pubblicazione è proprio diffondere questa filosofia e promuovere comportamenti ambientali responsabili, dando indicazioni utili e operative per organizzare riunioni o convegni ecologici dal ridotto impatto ambientale.

Molti, infatti, possono essere i vantaggi derivanti dall'organizzazione di convegni eco-friendly in termini di innovazione ambientale e tecnologica, miglioramento delle condizioni di lavoro, ritorno di immagine per il soggetto organizzatore, sensibilizzazione dei partecipanti, degli addetti ai servizi e delle comunità locali.
In sintesi ecco quali sono le fasi da seguire per realizzare un eco-convegno:
Il percorso decisionale: la sostenibilità deve essere considerata in tutte le decisioni organizzative, dalla sede congressuale agli addetti ai servizi.

La sensibilizzazione: si devono comunicare le priorità ecologiche ben in anticipo allo staff, agli addetti ai servizi e ai partecipanti in modo che possano imparare a comportarsi in modo responsabile.
La disponibilità dei prodotti, dei servizi e dei metodi ecologici: avere a disposizione delle tecnologie e delle pratiche sostenibili adatte aumenta la possibilità di rendere eco-compatibile il convegno e, contemporaneamente, di creare un mercato in modo che questi prodotti e servizi possano essere utilizzati anche fuori dal contesto congressuale.

La comunicazione: comunicare tutti gli aspetti ecologici del convegno in modo che tutti i coinvolti, compresi i partecipanti, siano orgogliosi dei risultati ottenuti, ed assicurarsi che l'informazione sia data prima, durante e dopo il meeting, sono elementi fondamentali per assicurare il successo dell'evento, anche nel tempo.
La valutazione: valutare l'impatto ambientale e quantificare i risultati della riunione ne accresce la credibilità e fornisce dei dati per migliorare i convegni futuri.
L'approvvigionamento: i responsabili dell'approvvigionamento devono considerare come minimizzare gli impatti ambientali (e massimizzare i benefici sociali) dei prodotti e dei servizi acquistati per il convegno (fra cui il servizio di ristorazione, la carta da stampa, l'energia elettrica fornita alla sede).