Arriva l'ufficio senza carta grazie all'archivio digitale

La carta sparisce dagli uffici per lasciare spazio all'archivio digitale. Una vera e propria rivoluzione per le aziende, che da un anno a questa parte sembrano essersi decise ad abbandonare il "pezzo di carta" per affidarsi alle nuove tecnologie, sempre più convenienti e sicure. «In realtà è dal 2004 che, per decreto ministeriale, le aziende possono archiviare i documenti amministrativi in modo telematico, ma finora c'è stata molta diffidenza nell'abbandonare la carta per affidarsi alla schermata di un computer» afferma Alvino Lancini, direttore commerciale di Archivist, società, che ha stretto una partnership commerciale con Siseco, azienda che si posiziona tra i leader italiani per la gestione del Crm. L'accordo riguarda Archibox, una soluzione con brevetto italiano ed europeo, 5 livelli di sicurezza e criptatura dei file con certificati a 4096 bit per l'archiviazione digitale che garantisce vantaggi immediati dietro pagamento di un canone fisso che parte da 2-300 euro mensili.

«Finalmente sembra che le cose stiano cambiando: - spiega Lancini di Archivist, società nata a Carpi nel 1997 con una sede nel polo tecnologico di Dalmine - nel 2010 abbiamo registrato un aumento del 70% del fatturato rispetto all'anno precedente, arrivando ad avere 300 clienti attivi e 60/70 miliardi di documenti gestiti. Questo significa da una parte che nel settore c'è finalmente un'inversione di tendenza, seppur rallentata dalla crisi, e dall'altra che la soluzione che proponiamo incontra le esigenze del mercato». Anche nella strategia commerciale c'è stato un cambiamento: dal 2010 Archivist è infatti diventata partner di Siseco, azienda del milanese specialista in soluzione IT e Crm. Un sodalizio che porta anche dei miglioramenti nelle prestazioni, dando vita a due soluzioni complementari. «Grazie all'integrazione tra il Crm e Archivist è possibile archiviare e gestire tutti i tipi di file, grazie a un sistema di ricerca federata in diversi database - dice Andrea Albanese, Channel & Alliance manager di Siseco -. Siamo due società piccole, flessibili e dinamiche. Possiamo venire incontro alle esigenze peculiari del cliente, che ha un unico interlocutore».

Secondo un'analisi realizzata da Gartner, il boom dell'archiviazione telematica in Italia dovrebbe durare altri tre/cinque anni «Si tratta di un mondo quasi inesplorato e ancora poco sfruttato, anche se per le aziende non è difficile percepire i vantaggi del digitale, soprattutto oggi che ogni società può dematerializzare circa il 98% dei propri documenti: la carta costa e oltretutto contribuisce all'inquinamento ambientale, i raccoglitori occupano spazio e richiedono una gestione accurata per poter ritrovare poi quello che serve. Con la nostra archiviazione digitale, invece, è facile ritrovare ogni tipo di documento, da quelli amministrativi alle proposte fatte ai clienti, alle mail con un click. Inoltre ogni file è criptato, nessun dipendente può esportare giga di dati, ma per gli utenti abilitati ogni reperimento avviene con facilità grazie a un accesso che rimane tracciato» aggiunge Lancini.

Nel 2007, Archivist ha brevettato Archibox, una soluzione che consente di avere vantaggi immediati sulla gestione dei documenti, con costi contenuti e chiari. «Non si tratta di un prodotto, ma di un servizio che contiene tutto quello che serve per l'archiviazione digitale - spiega il direttore commerciale di Archivist, partner di Siseco-. Dietro pagamento di un canone pay per use il cliente ha la possibilità di conservare i dati grazie a un software di archiviazione e gestione documentale che viene dato in comodato d'uso gratuito. Ha poi un server dedicato, servizi di back up giornalieri e mensili pilotati da noi, disaster recovery con copia dei documenti conservata ad almeno 150 chilometri di distanza dalla sede dell'azienda e consulenza specifica». L'azienda ha quindi sempre a disposizione su web i propri dati, che sono conservati anche in una scatola nera in ufficio e in una sede distaccata. Archibox è adatto sia per le piccole aziende e i liberi professionisti, sia per comuni, istituti bancari e grandi società.